Privacybeleid Rotaract Club Zwolle

1. Inleiding

Rotaract Club Zwolle (vanaf nu Rotaract Zwolle) hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid staat beschreven hoe Rotaract Zwolle persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook worden gerelateerde activiteiten als raadplegen, wijzigen, uitwisselen en verstrekken van gegevens in dit beleid beschreven.

Onder persoonsgegevens vallen alle gegevens die iets zeggen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Met andere woorden: het gaat om informatie die ofwel direct over iemand gaat ofwel informatie die te herleiden is tot die persoon. Meer informatie over persoonsgegevens is te vinden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/persoonsgegevens/wat-zijn-persoonsgegevens).

1.1. Persoonsgegevens binnen Rotaract Zwolle

Rotaract Zwolle verwerkt persoonsgegevens van haar leden om een lidmaatschap mogelijk te maken en om haar leden te kunnen betrekken in en informeren over de activiteiten van de vereniging.

Persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard voor een periode die niet langer is dan voor normaal gebruik van de gegevens noodzakelijk is.

1.2. Updates privacybeleid

Roraract Zwolle  behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent.  Je kunt dit privacybeleid zelf opslaan of raadplegen via https://rotaractzwolle.nl/privacy

2. Systemen

Rotaract Zwolle maakt gebruik van, en deelt gegevens met, een aantal systemen voor lidmaatschapsregistratie, financiële transacties en andere clubgerelateerde activiteiten. Hieronder staat een overzicht van deze systemen en de daarin opgeslagen persoonsgegevens.

2.1. LEAD

Ledenadministratiesysteem van Rotaract Nederland, te bereiken via https://www.rotaract.nl/leden/LEAD/. Leden kunnen via het e-mailadres gebruikt voor de registratie bij Rotaract Zwolle inloggen om hun eigen gegevens in te zien en te wijzigen.

In LEAD worden de volgende gegevens opgeslagen:

  • Naam
  • Adres
  • Geboortedatum
  • Begin- en einddatum lidmaatschap
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Werksector
  • (optioneel) contactgegevens werk
  • (indien van toepassing) bestuursfunctie

Op LEAD is het privacybeleid van Rotaract Nederland van toepassing. Meer informatie hierover is beschikbaar via het bestuur van Rotaract Nederland via https://www.rotaract.nl/contact/

2.2. myRotary

Ledenadministratiesysteem van Rotary International, te bereiken via https://my.rotary.org/en. Leden kunnen via het e-mailadres gebruikt voor de registratie bij Rotaract Zwolle inloggen om hun eigen gegevens in te zien en te wijzigen.

In myRotary worden de volgende gegevens opgeslagen:

  • Naam
  • Adres
  • Geboortedatum
  • Begin- en einddatum lidmaatschap
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Werksector
  • (optioneel) contactgegevens werk
  • (indien van toepassing) bestuursfunctie

Op myRotary is het privacybeleid van Rotary International van toepassing. Meer informatie hierover is beschikbaar via https://my.rotary.org/en/privacy-policy

2.3. Google Drive / Docs

Google Drive (en de aanvullende applicaties binnen Google Docs) wordt gebruikt voor het opslaan van de financiële administratie en digitale bestanden van de vereniging (met name notulen).

Voor wat betreft de financiële administratie geldt een bewaartermijn van minimaal 7 jaar en worden de volgende gegevens bewaard:

  • Naam (voor facturen en betalingen)
  • Adres (voor facturen)
  • E-mailadres (voor facturen)
  • Bankrekeningnummer (bij betalingen)

Onder de overige bestanden op Google Drive gaat het voornamelijk om vergaderdocumenten zoals: agenda en notulen van vergaderingen. Deze notulen bevatten de namen van de leden.

De toegang tot Google Drive is gekoppeld aan individuele (e-mail)accounts van de leden, waarover Rotaract Zwolle geen controle heeft. De bestanden binnen Google Drive zijn gekoppeld aan één bestuursaccount en worden ‘gedeeld’ met de individuele accounts van de verenigingsleden waarvoor de toegang noodzakelijk is vanuit hun functie. Voor de financiële administratie en de vergaderdocumenten gaat het hier om de zittende bestuursleden. Verenigingsleden krijgen niet de benodigde rechten om bestanden met andere (e-mail)accounts te delen.

Voor Google Drive geldt het privacybeleid van Google. Deze is beschikbaar via https://policies.google.com/privacy

2.4. Online

De onlineactiviteiten van Rotaract Zwolle bestaan uit de clubwebsite (www.rotaractzwolle.nl) en social media.

Op zowel de website als de socialmedia-accounts worden geen persoonsgegevens gebruikt of verwerkt, met uitzondering van beeldmateriaal (na toestemming, zie verder). Op social media kan dit beeldmateriaal gekoppeld zijn aan de individuele accounts van leden middels ‘taggen’.

3. (Online) contact tussen leden

Voor de communicatie met en tussen leden wordt gebruik gemaakt van e-mail en Whatsapp. Via deze communicatiekanalen worden persoonsgegevens van leden onderling beschikbaar gemaakt. Concreet gaat het hier om e-mailadressen (in het geval van mailcontact),telefoonnummers en beeldmateriaal (in het geval van de Whatsapp-groep).

4. Beeldmateriaal

Rotaract Zwolle publiceert foto’s van de diverse activiteiten op haar website en socialmedia-accounts ten behoeve van de promotie van de vereniging en als herinnering aan activiteiten. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet om toestemming gevraagd voor het publiceren van dit beeldmateriaal. Deze toestemming is op elk gewenst moment  door het lid in te trekken.

Als toestemming wordt ingetrokken, wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, al het online beeldmateriaal waar het lid op staat verwijderd en/of zo bewerkt dat het lid niet meer herkenbaar op het beeldmateriaal staat. Hierbij moet aangemerkt worden dat nooit met zekerheid is vast te stellen of eenmaal op het internet verschenen beelden permanent verwijderd zijn en niet (door derden) middels kopieën of anderszins beschikbaar blijven.

5. Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek, wordt dit conform de wetgeving gemeld aan de toezichthouder (Autoriteit Persoonsgegevens) binnen 72 uur na het ontdekken van het datalek (of het ontstaan van een vermoeden van het datalek).

Indien er (vermoed wordt dat er) persoonsgegevens van leden zijn gelekt, worden deze leden daar zo spoedig mogelijk over geïnformeerd. De melding aan het lid zal in ieder geval de volgende punten bevatten:

  • de aard van de inbreuk
  • een beschrijving van de (vermoedelijk) verkregen persoonsgegevens
  • aanbevolen maatregelen om negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken

6. Recht op vergetelheid en inzage in gegevens

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Rotaract Zwolle binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via de bestuursmail (rotaract.zwolle@gmail.com).

Voor inzage in gegevens en recht op vergetelheid met betrekking tot LEAD en myRotary verwijst Rotaract Zwolle door naar respectievelijk: Rotaract Nederland (https://www.rotaract.nl/contact/) en Rotary International (Contact.Center@rotary.org).

7. Vragen en klachten

Voor vragen of klachten over dit privacybeleid kan contact worden opgenomen met het bestuur van Rotaract Zwolle via de bestuursmail (rotaract.zwolle@gmail.com).